Egal, ob im Vereins- oder im Businesskontext, oft werden Microsoft-365-Konten in Verbindung mit dem E-Mail-Postfach verwendet. Hinzu kommen Funktionsadressen á la funktion@meine-domain.de. Diese werden im Web und in der Outlook App direkt mit angezeigt, sobald man sich einloggt. Möchte man allerdings mit einem anderen E-Mail-Client auf die Funktionsadresse zugreifen scheint der Zugriff auf das Funktionspostfach verbaut. Wie man dennoch per IMAP-Protokoll auf Funktionsadressen zugreift, zeige ich hier am Beispiel von Thunderbird. Abrufen lassen sich die Funktionspostfächer auf jedem anderen E-Mail-Client sofern der Client das IMAP-Protokoll und OAuth als Authentifizierungsmöglichkeit unterstützt.
Foto: Daria Nepriakhina
Abfrage der Funktionsadresse per IMAP
Möchte man die Funktionsadresse über das IMAP-Protokoll einbinden gelingt das in folgenden Schritten:
- Zuerst oben Rechts auf das Hamburger-Menü klicken, Neues Konto und dann E-Mail wählen.
- Dann im Feld E-Mail-Adresse die Funktionsadresse eingeben, auf die der Zugriff eingerichtet werden soll; Weiter klicken.
- Thunderbird sucht die Servereinstellungen für die angegebene E-Mail-Adresse und findet sie nach einiger Zeit. Die Konfiguration IMAP auswählen, sollte sie nicht bereits gewählt sein. Funktioniert die automatische Suche nicht, haben bei mir die Serverdaten am Ende des Beitrags funktioniert. Abschließend Fertig klicken.
- Jetzt oder bereits zuvor poppt ein Microsoft-Anmeldefenster auf. Hier ist ein Konto mit der Funktionsadresse ausgewählt. Das ist nicht korrekt. Statt der Funktionsadresse muss man sich hier mit seinem eigenen Microsoft-Konto anmelden, um Zugriff auf das Postfach der Funktionsadresse zu erhalten. Dazu einmal irgendein falsches Password eingeben, Anmelden klicken und dann im Fenster mit der Meldung „Falsches Password“ auf „Mit anderem Konto anmelden“ klicken. Hier kann man dann den eigenen Benutzernamen und das eigene Password eingeben und sich einloggen.
- Jetzt liegt ein Zugriff auf das Mailpostfach der Funktionsadresse vor und es können über den E-Mail-Client Mails über die Funktionsadresse verschickt werden.
Servereinstellungen
Servertyp: IMAP
Server: outlook.office365.com, Port:933, Verbindung: SSL/TLS
Authentifizierungsmethode: OAuth2
SMTP-Server
Server: smtp.office365.com, Port: 587, Verbindung: STARTTLS
Authentifizierungsmethode: OAuth2
Benutzername: eigene Microsoft-E-Mail, nicht die Funktionsadresse. Evtl. nachträglich in den Konto-Einstellungen anpassen